Zasady profesjonalnej rozmowy telefonicznej, czyli jak zrobić dobre wrażenie:)

          Będąc perfekcjonistą, powinieneś wiedzieć, że bez względu na to czy rozmawiasz przez telefon z jedną osobą, czy jesteś uczestnikiem telekonferencji ważnym jest zawsze zostawić po sobie dobre wrażenia. Profesjonalna rozmowa telefoniczna nie jest jedynie wymianą komunikatów mających prowadzić do ustalenia pewnych kwestii. Stanowi ona również wstęp do dalszych interakcji z daną osobą i zwykle od jej powodzenia zależy czy przyszły kontakt w ogóle nastąpi.

          Rozmowa telefoniczna w biznesie nie może mieć więc znamion pogawędki, do której jesteśmy przyzwyczajeni w kontaktach towarzyskich. Powinna ona kierować się określonymi zasadami pozwalającymi uzyskać uwagę i respekt rozmówcy.

Poniżej kilka ważnych aspektów rozmowy telefonicznej:

1. Upewnij się, że odbierając telefon profesjonalnie witasz się z rozmówcą.

W standardzie powitania powinno się znaleźć imię i nazwisko, nazwa firmy. Coraz więcej firm prosi pracowników o zastosowanie standardu powitalnego, ponieważ w przeciwieństwie do tradycyjnego powitania może zawierać hasło reklamowe oraz wyraża chęć pomocy, ośmielając rozmówcę.

2. Zanim odbierzesz telefon przygotuj się do rozmowy.

Miej pod ręką coś do pisania. Staraj się zapamiętać imię osoby dzwoniącej, zapisz je na kartce i zwracaj się nim do rozmówcy, pamiętając jednocześnie by nie robić tego zbyt często.

3. Słuchaj aktywnie.

Notuj informacje, używaj parafraz.

4. Oddzwaniaj.

Jeśli nie mogłeś odebrać telefonu, oddzwoń ! Zrób to tak szybko, jak jest to możliwe. Zbyt późny kontakt zwrotny zawsze rzuca niekorzystne światło na potencjalnego rozmówcę, gdyż świadczy o braku profesjonalizmu i szacunku do partnerów w biznesie.

5. Zwróć uwagę na swoją pocztę głosową

Czy Twoje nagranie brzmi profesjonalnie? Pamiętaj, że używając jednego telefonu do celów służbowych i prywatnych, tworząc nagranie powinieneś skupić się na tych pierwszych.

6.  W trakcie rozmowy pamiętaj o uśmiechu!

Uśmiech zmienia  wyraz twarzy, a to z kolei ma wpływ na ton głosu. Niektórzy trenerzy sprzedaży zalecają postawienie lustra na biurku tak, by nieustannie przypominało o uśmiechu na twarzy. Na efekt rozmowy telefonicznej w prawie 90% składa się ton głosu, a tylko 10% treść komunikatu, który przekazujesz. Zmęczony, znudzony czy obojętny ton głosu potrafi zniechęcić do rozmowy najbardziej wytrwałego słuchacza.

7. Nie spiesz się!

Podając imię, nazwisko, czy inne dane miej na uwadze fakt, że rozmówca słyszy je po raz pierwszy. Stosuj pauzy pozwalające zapisać informacje.

Working with smile

A czy wy macie jakieś wskazówki, które mogą przydać się w kontaktach telefonicznych?:)

Reklamy

Stres … jak sobie z nim radzić?

Stres – choroba cywilizacyjna, syndrom XXI wieku, negatywne odczucie, które towarzyszy człowiekowi od zawsze. Życie w ciągłym stresie przestaje być czymś wyjątkowym, staje się normą. Niestety wyniki badań epidemiologicznych prowadzonych przez Światową Organizację Zdrowia (WHO) są niepokojące i wskazują, że szybkie tempo życia, cywilizacja przemysłowa, duża gęstość zaludnienia, rywalizacja i towarzyszący temu wszystkiemu stres zwiększają prawdopodobieństwo zachorowania na choroby nowotworowe, wrzodowe czy układu krążenia. Stres ma również swój udział w powstawaniu wielu chorób somatycznych.

Czym jest stres?

Stres to nasza reakcja na bodziec pochodzenia zewnętrznego, który wymaga z naszej strony podjęcia jakichś działań, reakcji. Zatem w znacznej mierze reakcja stresowa zależy od nas. Bodziec jest od nas niezależny, ale nasza reakcja na ten bodziec jest od nas zależna. Z tego powodu możemy kontrolować stres. Warto dodać, że stres w większości przypadków nie jest nam w życiu potrzebny.

Jakie są niekorzystne objawy stresu?

Wymienia się wiele objawów stresu, do najczęstszych zalicza się: drażliwość, gniew, nerwowość, lękdepresja, huśtawka nastrojów, obniżona samoocenaagresjadrżenie, tiki nerwowe, nadmierny pociąg do alkoholu, zwiększone spożycie kofeiny, zakłócony rytm snu, zła gospodarka czasem, obniżona jakość pracy, a nawet myśli samobójcze.

Jak radzić sobie ze stresem?

Przede wszystkim poznaj to co Cię stresuje. Naucz się eliminować niepotrzebny stres, a także zaakceptuj stres, którego nie da się wyeliminować. W przypadku stresu, którego nie możesz pokonać, używaj wyobraźni w walce z nim. A poza tym – zawsze się uśmiechaj, uprawiaj sport oraz miej kogoś bliskiego, z kim zawsze możesz porozmawiać! 🙂

10 przykazań walki ze stresem:

1. Dbaj o ogólny stan zdrowia, zapewnij sobie odpowiedni wypoczynek po pracy.

2. Regularnie uprawiaj sport i ćwiczenia fizyczne.

3. Zapewnij sobie przyjazne otoczenie.

4. Wykonuj zajęcia przynoszące satysfakcję.

5. Rezerwuj pewną ilość czasu wyłącznie dla siebie.

6. Unikaj nadmiaru środków chemicznych i lekarstw.

7. Korzystaj z profesjonalnej opieki medycznej i psychologicznej.

8. Utrzymuj stałą aktywność intelektualną i towarzyską.

9. Otwarcie wyrażaj uczucia i opinie.

10. Stosuj ćwiczenia relaksacyjne, medytacyjne i inne sposoby wzmocnienia odporności psychicznej.

 Mam nadzieję, że nasze rady pomogą Wam w walce ze stresem 🙂 A już teraz zapraszam na kolejny wpis poświęcony jesiennej chandrze! 🙂 Do usłyszenia! 🙂